التحدي
يستضيف مجمع بحث وتقنية خليجي قمة ابتكار سنوية تمتد ثلاثة أيام وتستقطب 2,000 مندوب من الحكومة والأوساط الأكاديمية والقطاع الخاص عبر المنطقة. يتضمن البرنامج كلمات رئيسية وحلقات نقاش وجلسات عرض للشركات الناشئة وقاعات معارض وحفلات استقبال للتواصل - ينتج كل منها كماً كبيراً من الصور الاحترافية.
خلق الشكل متعدد الأيام تحدياً فريداً: أراد المندوبون استلام صور اليوم الأول فوراً، لا تجميعها في معرض واحد يُرسل بعد أيام من انتهاء الفعالية. أدت محاولات مشاركة الصور السابقة بعد الفعالية إلى تفاعل ضعيف - فبحلول وصول رابط المعرض بعد ثلاثة أيام من القمة، كان المندوبون قد انتقلوا لأمور أخرى وبدا المحتوى قديماً.
احتاج فريق الاتصالات في المجمع نظاماً يتعامل مع الاستيعاب المستمر للصور على مدى ثلاثة أيام، ويحافظ على دقة المطابقة مع نمو عدد المندوبين، ويوصّل الصور شبه فوري ليتمكن المندوبون من مشاركة المحتوى على وسائل التواصل الاجتماعي بينما لا تزال الفعالية تُثير الاهتمام.
الحل
هُيّئت Eventiere للتوصيل المباشر المستمر على مدى أيام القمة الثلاثة. سجّل المندوبون مرة واحدة في اليوم الأول عبر رموز QR في مكاتب التسجيل والشاشات المعروضة في أرجاء الموقع. كانت صورة سيلفي واحدة أثناء استلام البطاقة كافية للفعالية بأكملها - دون الحاجة لإعادة التسجيل في الأيام التالية.
ناوب فريق من اثني عشر مصوراً بين الجلسات، ورفعوا الصور في الوقت الفعلي عبر تطبيق Eventiere المرافق عبر شبكة واي فاي مخصصة في الموقع. مع وصول كل دفعة صور، طابقتها Eventiere مع المندوبين ودفعت إشعارات إلى المندوبين المطابَقين عبر WhatsApp. كان المندوب الذي صُوّر خلال كلمة رئيسية صباحية يرى عادة تلك الصورة في معرضه قبل استراحة القهوة.
نمت المعارض عضوياً على مدى الأيام الثلاثة بفضل التوصيل المباشر. تلقّى المندوبون إشعارات تحديث دورية - لا تتجاوز مرتين يومياً - تنبّههم إلى صور جديدة في معرضهم. تضمّن كل إشعار عدد الصور الجديدة ورابطاً مباشراً. جرى التعرّف على المندوبين عبر أيام وجلسات وأماكن متعددة، فلم ينتهِ أحد بمعارض مكررة أو منفصلة.
النتائج
على مدى القمة التي امتدت ثلاثة أيام، عولجت أكثر من 25 ألف صورة وطوبقت مع 2,000 مندوب بتوصيل مباشر مستمر. كان الوقت من التقاط المصور للصورة إلى ظهورها في معرض المندوب المعني سريعاً، شاملاً الرفع والكشف عن الوجه والمطابقة وتسليم الإشعار.
كان التفاعل على وسائل التواصل الاجتماعي المقياس الأبرز. زادت منشورات LinkedIn التي تذكر القمة بمقدار 7 أضعاف مقارنة بالعام السابق، مع مشاركة المندوبين صور الفعالية الاحترافية طوال كل يوم بدلاً من الانتظار حتى انتهاء الفعالية. تتبّع فريق الاتصالات في المجمع أكثر من 1,800 منشور على وسائل التواصل الاجتماعي يحتوي صور الفعالية خلال نافذة الأيام الثلاثة - انتشاراً عضوياً قدّروا أنه كان سيكلف أكثر من 45 ألف دولار في ترويج مدفوع مكافئ.
أظهرت استطلاعات رضا المندوبين أن 94% قيّموا تجربة توصيل الصور بأنها ممتازة. كان للتوصيل المستمر فائدة غير متوقعة: استلم المندوبون الذين حضروا اليوم الأول فقط معرضهم الكامل بحلول المساء، بدلاً من الانتظار حتى انتهاء الفعالية كاملة. التزم المجمع منذ ذلك الحين باستخدام Eventiere لجميع فعالياته الكبرى، بما فيها معارض الابتكار الفصلية وبرامج الوفود الزائرة.