التحدي
تجمع القمة القيادية الإقليمية للشركة 800 من كبار الشركاء والمديرين من 14 دولة في برنامج يمتد يومين من الكلمات الرئيسية وورش العمل وجلسات التواصل. تاريخياً، كان فريق الاتصالات الداخلية يقضي من ثلاثة إلى خمسة أيام بعد الفعالية في التعامل مع مئات طلبات الصور الفردية، والبحث يدوياً في معارض المصورين، وتوزيع الصور عبر سلاسل بريد إلكتروني كثيراً ما تصطدم بحدود المرفقات.
واجه فريق الفعالية ثلاثة متطلبات أساسية: يجب أن تصل الصور إلى كل حاضر دون أن يطلبها أحد، وأن تحترم العملية سياسات خصوصية البيانات الصارمة المتوافقة مع معايير الامتثال العالمية للشركة، وأن يكون التوصيل بهوية الشركة أمراً ضرورياً للحفاظ على هويتها البصرية طوال تجربة الضيف.
مع جلسات متزامنة متعددة، وظروف إضاءة متفاوتة، وضيوف يتنقلون بين أماكن عبر منشأة واحدة، لم يعد الفرز اليدوي للصور ممكناً بهذا الحجم.
الحل
نُشرت Eventiere عبر موقع القمة بالكامل، بالتكامل مباشرة مع فريق من ثمانية مصورين يغطون الفعالية. مع رفع المصورين للصور طوال اليوم، طابقت Eventiere كل صورة بضيف في الوقت الفعلي، بتعرف عالي الدقة على الوجه.
سجّل الضيوف عبر صفحة تسجيل دخول بهوية الشركة عند الوصول، والتقطوا سيلفي واحدة لمطابقة الوجه. لم يكن تنزيل أي تطبيق مطلوباً. خلال ثوانٍ من رفع المصور لدفعة صور، تحدّث معرض كل ضيف الشخصي بالصور التي يظهر فيها فقط، يمكن الوصول إليها عبر رابط آمن بهوية الشركة وُصِّل عبر WhatsApp والبريد الإلكتروني.
استُخدمت بيانات الوجه المجمّعة للقمة فقط لمطابقة كل ضيف بصوره الخاصة من الفعالية، بموافقة جُمعت عند تسجيل الدخول.
النتائج
بعد فترة قصيرة من انتهاء الجلسة الأخيرة، كان جميع الضيوف الـ800 قد استلموا رسالة WhatsApp مخصصة تربطهم بمعرض صورهم الفردي. بلغ عدد طلبات الصور اليدوية التي تلقّاها فريق فعاليات الشركة صفراً - وهو الأول من نوعه في تاريخ القمة.
أظهرت استطلاعات رضا الضيوف أن 98% قيّموا تجربة توصيل الصور بأنها ممتازة. قدّر فريق الاتصالات الداخلية أنهم وفّروا نحو 40 ساعة عمل من العمل بعد الفعالية كانت ستُصرف على الفرز والتوزيع اليدوي للصور. زادت مشاركة الحضور على وسائل التواصل الاجتماعي بمقدار 3 أضعاف مقارنة بالقمة السابقة، مدفوعة بسهولة الوصول إلى الصور عالية الدقة وتحميلها.
بعد القمة، اعتمد فريق فعاليات الشركة الإقليمي Eventiere منصة معيارية لتوصيل الصور في جميع الفعاليات القيادية الإقليمية، بما فيها الاجتماعات العامة الفصلية ولقاءات الشركاء.