التحدي
تستضيف مجموعة إقليمية للتجزئة ونمط الحياة حفل تكريم موظفين سنوياً يحتفي بالمتميزين عبر محفظة أعمال المجموعة المتنوعة. تضمّ الفعالية التي تستقبل 650 شخصاً حفلات توزيع جوائز ولحظات على المسرح وصور طاولات ولقطات عفوية من التواصل - ما يُنتج آلاف الصور التي يرغب الموظفون في الاحتفاظ بها ومشاركتها.
في الأعوام السابقة، رفع فريق الفعاليات الصور إلى مجلد Google Drive مشترك وأرسل الرابط إلى جميع الحضور عبر البريد الإلكتروني. كانت النتائج مخيبة للآمال: تراوحت نسبة فتح البريد الإلكتروني حول 35%، ولم يتمكن كثير من الموظفين من إيجاد صورهم الخاصة في المعرض غير المصنّف، وتلقّت الموارد البشرية شكاوى لأسابيع لاحقة من موظفين لم يستلموا الرابط أو حجبته مرشحات بريدهم المؤسسي.
احتاج الفريق إلى وسيلة توصيل تصل إلى كل موظف، بصرف النظر عن إلمامه بالتقنية أو عاداته في البريد الإلكتروني. ومع قوى عاملة تمتد من عمال المستودعات إلى الإدارة التنفيذية، كان على الحل أن يكون متاحاً للجميع دون الحاجة لتثبيت تطبيق أو إنشاء حساب. ما احتاجوا إليه، ببساطة، هو تطبيق لمشاركة صور جماعية يستطيع كل موظف استخدامه دون تفكير - دون تنزيل، ودون حساب، فقط رمز QR وصورة سيلفي.
الحل
أُعدّت Eventiere باستخدام WhatsApp كقناة التوصيل الرئيسية، لأن انتشار WhatsApp بين موظفي الإمارات يتجاوز 98%. أثناء تسجيل الحضور في الحفل، سجّل كل موظف بمسح رمز QR عند طاولته المخصصة، ما فتح صفحة بهوية المجموعة التقط فيها صورة سيلفي سريعة وأكّد رقم جواله. استغرقت العملية بأكملها لحظات معدودة.
غطّى خمسة مصورين الفعالية في القاعة الرئيسية ومنطقة المسرح وصالة التواصل. مع رفع الصور طوال الأمسية، تعرّفت Eventiere على كل موظف وأضافت الصور إلى معرضه الشخصي في الوقت الفعلي. استلم الفائزون بالجوائز صورهم على المسرح خلال دقائق من نزولهم عنه.
تلقّى كل موظف رسالة WhatsApp تحتوي على صورة مصغّرة ورابطاً مباشراً لمعرضه الشخصي. وصلت الرسالة من حساب أعمال موثّق يحمل شعار المجموعة، ما جعلها مألوفة على الفور. استطاع الموظفون تحميل صور فردية أو معرضهم كاملاً بلمسة واحدة - دون تسجيل دخول، ودون كلمة مرور، ودون زيارة متجر تطبيقات.
النتائج
طوبقت جميع الصور الـ5,200 ووُصّلت إلى 650 موظفاً بنسبة وصول 100% - فتح كل ضيف معرضه وشاهد صوره. كان هذا تحسناً كبيراً عن نسبة فتح البريد الإلكتروني البالغة 35% في العام السابق. حققت رسائل WhatsApp نسبة تسليم 99.7% بمتوسط سريع لوقت الفتح منذ الإرسال.
لم يتلقَّ فريق الفعاليات أي طلبات دعم بعد الفعالية تتعلق بصور مفقودة أو يتعذر الوصول إليها، مقارنة بـ89 تذكرة دعم في العام السابق. زادت المشاركة الاجتماعية الداخلية على منصة المجموعة الداخلية بمقدار 6 أضعاف، مع نشر الموظفين صور الفعالية الاحترافية مباشرة من معرض Eventiere.
لاحظت قيادة الموارد البشرية أن تجربة توصيل الصور ساهمت في تحسن ملموس في مؤشرات تفاعل ما بعد الفعالية. أظهرت استطلاعات الموظفين أن 96% قيّموا تجربة الحفل بأنها ممتازة، مع الإشارة إلى توصيل الصور الفوري كأحد أبرز ثلاث لحظات. اعتمدت المجموعة لاحقاً Eventiere لجميع اجتماعاتها الفصلية العامة واحتفالات الأقسام.