منظمو الفعاليات المتمرسون لا يعتمدون على الذاكرة. يعتمدون على قوائم تحقق. هذه قائمة محدّثة بناء على أكثر من 150 فعالية مؤسسية.
قبل الفعالية بـ 4 أسابيع
- اختيار المصور - مقابلة 3 مرشحين على الأقل.
- توقيع اتفاقية الحقوق - من يملك الصور للاستخدام التجاري.
- تحديد ميزانية الصور: مصور، مساعد، توصيل، تحرير.
- اختيار منصة التوصيل (Eventiere أو بديل).
- توثيق هوية الفعالية البصرية للمصور: شعار، خط، ألوان.
قبل الفعالية بأسبوعين
- مشاركة جدول الأعمال التفصيلي مع المصور.
- تحديد قائمة لقطات "يجب الحصول عليها": كلمات افتتاحية، VIP، الرعاة، اللحظات التفاعلية.
- إعداد رابط التسجيل في Eventiere ودعوة الضيوف لتحميل سيلفي اختيارية.
- تصميم قالب البريد الإلكتروني للتوصيل.
- تأكيد الإنترنت في المكان (سرعة الرفع، شبكة احتياطية).
قبل الفعالية بأسبوع
- مكالمة موجز نهائية مع المصور: 45 دقيقة.
- مشاركة قائمة كبار الشخصيات مع صور تعريفية.
- إنشاء جدول رفع: متى يرفع المصور كل مجموعة (مثلاً كل 30 دقيقة).
- اختبار سير العمل الكامل: رفع تجريبي، مطابقة وجه، إيصال بريد.
- تأكيد الرعاة وشعاراتهم للمعرض.
يوم الفعالية - قبل البدء
- وصول المصور قبل ساعتين على الأقل.
- اختبار الإضاءة في جميع المواقع.
- تحديد نقطة "غرفة التعديل" - مكان للمساعد لتحرير الصور.
- تشغيل البث المباشر للسوشيال (إن وُجد) واختبار سير الصور.
- تذكير VIP بنقاط الصور المخططة.
أثناء الفعالية
- رفع كل 30-60 دقيقة، لا مرة واحدة في النهاية.
- مراقبة معدل المطابقة في لوحة Eventiere.
- التقاط لقطات لكل راعٍ بإطار شعاره.
- لقطة جماعية كاملة قبل نهاية الفعالية.
- تذكير الضيوف بأن المعرض سيصلهم خلال ساعات.
بعد الفعالية - نفس الليلة
- تأكيد رفع كل الصور المنخولة.
- إرسال رسالة الإطلاق إلى قاعدة بيانات الضيوف.
- منشور سوشيال يعلن المعرض مفتوحاً.
- مشاركة أبرز 10 صور مع الرعاة مباشرة.
- تأكيد إشعارات التوصيل وصلت لكل المسجلين.
بعد الفعالية بـ 48 ساعة
- إرسال تقرير الأداء: معدلات الفتح، التنزيلات، المشاركات.
- طلب تقييم من المصور والمنصة.
- أرشفة الصور الأصلية (RAW + JPEG) في تخزين طويل المدى.
- تجميع أبرز اللقطات للاستخدام في تسويق الفعالية القادمة.
الخلاصة
القوائم لا تجعل المنظمين كسالى - تجعلهم منتجين. اطبع هذه القائمة، شاركها مع فريقك، وعدّلها بعد كل فعالية حسب ما تتعلمه.
أتمت قائمة التحقق الخاصة بك مع Eventiere
منصة واحدة للتسجيل، المطابقة بالوجه، والتوصيل الشخصي.
احجز عرضاً تجريبياً مجاناً